Die Cloud-Technologie gehört zu den wertvollsten Errungenschaften unserer Zeit. Sie ermöglicht es Unternehmen weitaus flexibler zu agieren. Zudem verspricht die Cloud-Technologie zahlreiche Funktionen, die der Gewinnmaximierung, der Verbesserung des Kontakts im internen und externen Bereich sowie der Kundengewinnung entgegenkommen. Darüber hinaus vereinfacht die Technologie sämtliche Arbeitsabläufe und Prozesse, welche mit dem Thema Kommunikation in Kontakt stehen.
Bislang nutzen viele Kleinunternehmer die Cloud nicht in vollem Maß. Das liegt daran, dass sie die Vorteile der Cloud-Technologie wie etwa die einer neuartigen Cloud-Telefonanlage nicht kennen. Andere blicken den digitalen Möglichkeiten skeptisch entgegen. Dabei vereinfacht die Cloud-Technologie den Alltag von Unternehmern und Angestellten. Außerdem ist sie weitaus zeitgemäßer und bringt auch finanziell einige Vorteile mit sich.
Die Cloud zum Teilen von Dateien
Vielen Privatnutzern ist das Problem bekannt: Man will einem Freund ein paar Bilder via E-Mail schicken, doch der Speicher reicht einfach nicht aus. Für Unternehmen ist das Problem weitaus größer. Schließlich müssen sie tagtäglich große Datenmengen übertragen und miteinander teilen. Das ist nur dann möglich, wenn genügend Speicher vorhanden ist. Ein Speicher ist jedoch immer mit Risiken verbunden.
USB-Sticks können von Viren belastet sein. Große Speicher sind ebenfalls anfällig. Werden sie mit vielen Menschen geteilt, können Angriffe nicht unbedingt lokalisiert werden. Die Cloud kann dieses Problem lösen. Sie vergibt bestimmte Links, hinter denen sich die Speichermengen befinden. Nur wer den jeweiligen Link besitzt, kann auf die Daten zugreifen. Auch Zugriffsrechte und Handlungsmöglichkeiten werden geplant und geregelt. Die Sicherheit steht ganz oben. So gibt es mittlerweile viele Unternehmen, die sich für die Cloud zur Erhöhung der Sicherheit interessieren.
Über die Cloud ist es möglich alle Arten von Daten miteinander zu teilen. Dazu gehören:
- Textdateien wie Rechnungen und Geschäftskorrespondenz
- Videos
- Grafiken
- Bilder
- Podcasts und andere Tonaufnahmen
Die Cloud-Technologie für eine bessere Kommunikation
Die Cloud-Technologie bietet sich nicht nur als innovative Lösung für die Übertragung und das Teilen sowie die gemeinschaftliche Nutzung von Daten an. Es ist auch für die Telekommunikation eine Bereicherung und stellt bisherige Telefonanlagen in Frage. Telefonanlagen funktionierten bislang nicht über das Internet. In der Folge sahen sich Unternehmer zur Anschaffung von umfassender Technik gezwungen.
Kostspielige Telefonanlagen brachten regelmäßige Wartungen durch speziell ausgebildete Firmen mit sich. Zudem funktionierten die Anlagen nicht immer. Kunden konnten das Unternehmen plötzlich nicht erreichen. Dieses Problem gehört dank der Cloud-Technologie – und hier der VoIP-Technologie – der Vergangenheit an. Und die Cloud kann noch mehr, denn sie ist:
- eine Garantie für dauerhafte Erreichbarkeit
- flexibel hinsichtlich der Anwendungsmöglichkeiten
- leicht zu installieren
- für Laien nachvollziehbar – technisches Fachwissen oder IT-Kenntnisse nicht erforderlich
- kostengünstig im Vergleich zu Telefonanlagen
- schnell integriert dank des Wegfalls eines Technikertermins
- aufgrund überall verfügbaren Internets von jedem Ort aus erreichbar
- sicherer im Vergleich zu Telefonanlagen
Hinsichtlich der Anwendungsmöglichkeiten gilt zu sagen: Die Cloud-Technologie bietet sich nicht ausschließlich für den festen Stand-PC an. Sie lässt sich ohne Schwierigkeiten auf Smartphone, Tablet und Notebook installieren. Eine einfache Anwendung macht es möglich. Fällt das Internet im zentralen Bereich des Unternehmens aus, können die Gespräche per Smartphone aufgenommen werden. Auch Menschen im Home Office profitieren, wenn sich ihr Chef für die VoIP-Anlage entschieden hat. Das System lässt sich im Zug, im Park, am Strand und ebenso am heimischen PC integrieren und verwenden.
Weitere Pluspunkte der Cloud-Telefonie
Die Cloud steht nicht still. Ständig finden Anpassungen statt. Dank herausragender Software-Lösungen ist die Cloud weitaus sicherer vor äußeren Angriffen wie Telefonanlagen. Die Cloud setzt auf neuartige Lösungen hinsichtlich der Abwehr von Hacker-Angriffen und optimiert diese täglich. Die Gespräche zwischen zwei Nutzern sind stets verschlüsselt und damit weitaus sicherer als die üblichen Festnetz-Telefonate.
Auch hinsichtlich der aktuellen Situation haben die Entwickler von Cloud-basierten Diensten einen Blick auf die derzeitigen Bedürfnisse der Menschen geworfen. Mit der Integration der Video-Telefonie haben sie bewiesen, dass sie den Finger am Puls der Zeit haben. Die VoIP-Telefonie bietet sich daher für Gespräche zwischen zwei Personen sowie für die von Videos begleitete Konferenz innerhalb des Unternehmens an. Telefonmeeting, Schulungen und Webinare werden so noch greifbarer, noch bunter, noch authentischer. Wenngleich sich die derzeitige Lage beruhigt, werden Unternehmen vermehrt auf Home Office setzen. Cloud-Telefonie gehört dann zum Alltag und liefert aufgrund der möglichen HD-Übertragung qualitativ hochwertiges Bildmaterial beim Video-Call.
Optimierung der Cloud immer möglich
Die Cloud will vor allen Dingen eines: vernetzen. Und Vernetzung ist ein sensibles Thema. So sensibel, dass sich manche Unternehmer trotz der Vorteile gegen die Cloud entscheiden. Sie befürchten eine zu starke Transparenz sowie zu viel Arbeit mit der Cloud. Letzteres ist ein Irrtum. Schließlich regelt und verwaltet sich die Cloud selbst. Optimierungen sind dennoch zu jeder Zeit möglich.
Hierbei kommt es auf die Art der Cloud an. Es gibt eine Public Cloud. Diese wird von einem öffentlichen Server aus gesteuert. Die Public Cloud geht mit einer Flatrate einher, erspart auf der anderen Seite die lästige Wartung. Darüber hinaus gibt es die Private Cloud. Hier fallen nur bei der Anschaffung und Aktivierung gewisse Kosten an. Danach ist das System kostenfrei. Die Wartung erfolgt durch den Unternehmer selbst. Der Server befindet sich im Hause des Betreibers und ist nicht öffentlich zentral geregelt.
Kooperationen mit dem Ausland
Die Globalisierung macht es möglich, dass wir Kontakte zu allen Ländern auf der Welt aufnehmen. Dafür benötigen wir jedoch eine gewisse Technik. Das Internet ist eine solche, unsere Geräte gehören ebenso dazu. Leider gibt es jedoch noch immer Anpassungsprobleme. Will heißen: Der Telefonkontakt ins Ausland ist mit erheblichen Kosten verbunden. International agierende Unternehmen wollen derartige Kosten minimieren.
Telefonieren sie täglich ins Ausland und ihre Flatrate deckt dies nicht ab, so minimiert sich ihr monatlicher Gewinn. Mithilfe der Verwendung einer Cloud ist es möglich die Telefonkosten zu senken und zwar dauerhaft. Kooperationen mit dem Ausland sind dann nicht mehr von kostenfreien und häufig qualitativ minderwertigen Lösungen abhängig. Die Cloud verkörpert Seriosität und setzt dort an, wo Telefonanlagen aufhören.
Daten lassen sich in Echtzeit übertragen und die Korrespondenz geht weitaus schneller als via Brief oder E-Mail. Das System hilft sozusagen bei der Kundengewinnung und bei der Verbesserung des Supports. Auch Lieferanten sind schneller und sicherer erreichbar, was die Versandprozesse ankurbelt. Außerdem: Die Cloud ermöglicht es schneller auf Veränderungen zu reagieren.
