papierlos.de App: So wird aus Papierkram ein digitales System

Ordner im Regal, Belege am Monitor, der Leasingvertrag „irgendwo“ in einem Stapel, dazu E‑Mails, Notizen und Gesprächsstände – und wenn jemand fragt, dauert die Suche länger als die eigentliche Arbeit. Genau an dieser Stelle setzt papierlos.de an: Die Web‑App will dein papierloses Büro so organisieren, dass Dokumente, Rechnungen und die dazugehörige „Kommunikation drumherum“ schnell wieder auffindbar sind.

Im Kern geht es um ein Versprechen, das für kleine Unternehmen extrem relevant ist: weniger Suchen, mehr Struktur – und Prozesse, die nicht mehr am Papier hängen.

Was ist papierlos.de überhaupt?

papierlos.de positioniert sich als „Dein papierloses Büro“ – also als zentrale Software, in der du Dokumente ablegen, Kontakte strukturieren, Projekte organisieren und Rechnungen erstellen kannst.

Das Prinzip dahinter ist simpel: Statt Informationen in verschiedenen Tools (E‑Mail, Dateiablage, Tabellen, Papierordner) zu verteilen, bündelst du sie an einem Ort – und verknüpfst sie so, dass du bei einer Firma oder einem Vorgang sofort die passenden Dokumente, Kontakte und Themen findest.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Damit der Umstieg wirklich alltagstauglich ist, deckt papierlos.de mehrere typische „Büro-Baustellen“ ab:

1) Dokumente hochladen, strukturieren, schnell wiederfinden

Du kannst Dokumente zentral ablegen und kategorisieren – inklusive Suchfunktion, damit du Inhalte nicht mehr „durch Ordner wühlen“ musst.
Gerade bei eingehenden Belegen (Rechnungen, Verträge, Schriftverkehr) ist das oft der größte Hebel, um Chaos zu reduzieren.

2) Rechnungen erstellen, versenden, archivieren

Rechnungen lassen sich direkt im System erstellen, verwalten und nachvollziehen – inklusive offener Posten und Versand aus der Software.
Auf der Website wird außerdem betont, dass jede Rechnung „automatisch eine E‑Rechnung“ sei – „rechtssicher und ohne Mehraufwand“.

3) Kontakte & Firmeninfos sinnvoll verknüpfen

Kontakte werden zentral gepflegt und lassen sich mit Firmen, Projekten und Dokumenten verknüpfen. Das hilft, wenn du nicht nur „die Datei“, sondern auch den Kontext brauchst (Ansprechpartner, Historie, To-dos).

4) Projekte mit Tasks + Time Tracking

Wenn bei dir neben Dokumenten auch Aufgabensteuerung dazugehört, bringt papierlos.de Projektstrukturen mit Tasks sowie Zeiterfassung mit.

5) Mahnwesen, Labels, Wiki, Statistiken

Für mehr Prozess-Reife sind u. a. Mahnwesen, Labels (Tags), ein Wiki sowie erweiterte Statistiken vorgesehen.

6) Finanzübersicht & Bankkonto-Anbindung

papierlos.de beschreibt zudem eine Anbindung an Bankkonten, damit Kontobewegungen übernommen und Rechnungen mit Zahlungen abgeglichen werden können – inklusive Finanzübersichten.

Warum das im Alltag zählt: Die „2‑Klick“-Logik

Die Website nennt ein sehr reales Szenario: „Eben schnell alle Rechnungen vom Telefonanbieter raussuchen?“ oder „Was hatten wir mit Herrn Müller zur Leasingdauer besprochen?“ – genau solche Situationen sind die typischen Zeitfresser im Büro. papierlos.de setzt darauf, dass du Dokumente und die zugehörigen Informationen schneller „parat“ hast.

Der Unterschied zu einer reinen Dateiablage: Es geht nicht nur ums Speichern, sondern ums Wiederfinden im Kontext (Firma/Kunde/Projekt/Ansprechpartner).

Pakete & Preise: Was kostet papierlos.de?

papierlos.de arbeitet mit drei Paketen (jeweils pro User und Monat, netto zzgl. MwSt.) und einer 30‑Tage‑Testphase.

Standard – 9 € netto / User / Monat

Für den Einstieg: Dokumentenverwaltung, Kontakte (Zuordnung zu Kunden/Zulieferern), Verwaltung eingehender Rechnungen, 5 GB Speicher pro Lizenz (aufsummiert), Rechtesystem, Dashboard, Multimandantfähigkeit, API/Schnittstelle und Labels.

Komfort – 19 € netto / User / Monat

Enthält alles aus Standard und ergänzt u. a.: Angebotserstellung, Rechnungen erstellen, Templates (inkl. eigene Templates via HTML/CSS), Rechnungsversand aus dem System oder via eigenem Mailserver (SMTP), erweiterte Statistiken, Wiki, Time Tracking, Projekte mit Tasks, Artikel/Produkte, Mahnwesen.

Premium – 29 € netto / User / Monat

Enthält alles aus Komfort und ergänzt u. a.: Finanzübersicht, Bankkonto-Anbindung, automatischer Zahlungsabgleich (über finAPI), wiederkehrende Rechnungen, Webhooks (Automatisierung), OCR für eingescannte Dokumente, Customfields, Automatisierung Mahnwesen.

Kostenlos testen: papierlos.de nennt explizit eine unverbindliche 30‑Tage‑Testphase.

Datenschutz & Hosting: Was sagt papierlos.de dazu?

Für viele Unternehmen ist „papierlos“ nur dann attraktiv, wenn Datenschutz sauber gelöst ist.

• Auf der Funktionsseite steht, dass Dokumente „sicher auf deutschen Servern gespeichert“ sind.

• Zudem findet sich der Hinweis „Made in Germany – auf deutschen Servern gesichert“.

• In der Datenschutzerklärung wird für das Website-Hosting u. a. Hetzner genannt und es wird ein AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung) erwähnt.

Wichtig als redaktioneller Hinweis: Das sind Angaben des Anbieters bzw. der Website-Dokumentation – für individuelle Compliance-Anforderungen (z. B. Branchenvorgaben) lohnt sich immer ein kurzer Check mit Datenschutz/IT.

Für wen lohnt sich papierlos.de besonders?

papierlos.de passt vor allem, wenn du mehr als nur scannen willst – also nicht nur „PDFs irgendwo ablegen“, sondern Rechnungen, Kontakte, Projekte und Finanzen in einer Systemlogik zusammenbringen möchtest.

Typische Setups, in denen das erfahrungsgemäß gut passt:

• Dienstleister & Agenturen, die Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung und Projektaufgaben verbinden wollen.

• KMU mit mehreren Einheiten/Firmen, weil Multimandantfähigkeit ausdrücklich vorgesehen ist.

• Teams, die Rollen & Rechte brauchen (Rechtesystem) und einen schnellen Überblick über Kennzahlen wünschen.

Und wann eher weniger?

• Wenn du „nur“ eine schnelle Scan‑App suchst, könnte ein schlankeres Tool reichen. papierlos.de ist eher „Büro‑System“ als Single‑Purpose‑Scanner. (Das ist eine redaktionelle Einordnung auf Basis des Funktionsumfangs.)

Schnellstart: In 5 Schritten zum papierlosen Workflow

Wenn du das Tool testest, hat sich in der Praxis oft dieser Ablauf bewährt:

1. Dokument-Typen festlegen: Welche Dokumente sollen rein (Eingangsrechnungen, Verträge, Belege)?

2. Ablage-Logik definieren: Kategorien + Labels/Tags so wählen, dass die Suche später wirklich schnell ist.

3. Kontakte/Firmen sauber anlegen und mit Dokumenten/Projekten verknüpfen.

4. Rechnungsvorlagen aufsetzen (im Komfort-Paket auch per HTML/CSS möglich) und Versandweg definieren (direkt oder SMTP).

5. Optional: Bankkonto anbinden, um Zahlungsabgleich/Finanzübersichten zu nutzen (je nach Paket).

Stimmen aus der Praxis

Auf der Preis-/Funktionsseite sind Kundenmeinungen eingebunden. Dort wird u. a. die Flexibilität betont sowie eine schnelle Umstellung („innerhalb von zwei Wochen“) und spürbare Effizienzgewinne.

Als redaktioneller Kontext: Solche Testimonials sind natürlich Marketing-nahe, aber sie geben Hinweise darauf, welche Vorteile Nutzer besonders wahrnehmen (Flexibilität, Übersicht, Zeitersparnis).